Thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành nhưng chưa sử dụng

Với sự phát triển của công nghệ, hóa đơn điện tử với những ưu điểm vượt trội đã trở thành xu thế tất yếu và đang dần thay thế hóa đơn giấy. Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử có nhiều vấn đề phát sinh như thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành nhưng chưa sử dụng là vấn đề thường gặp mà kế toán cần nắm rõ.

Hủy hóa đơn điện tử

Hủy hóa đơn điện tử là gì? Hủy hóa đơn điện tử và tiêu hủy hóa đơn điện tử có giống nhau không?
Theo Khoản 3 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định:
“3. Hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng.
Tiêu hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn điện tử không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong nó.
Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán nếu không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các hóa đơn điện tử chưa tiêu hủy và phải bảo đảm sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.”
Trong hơn 10 năm cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói, ACF nhận thấy rằng, có nhiều kế toán vẫn chưa phân biệt được 2 khái niệm hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn. Hóa đơn điện tử bị hủy vẫn có thể truy cập thông tin tuy nhiên không còn giá trị sử dụng như ghi nhận chi phí và kê khai thuế, còn việc thực hiện tiêu hủy hóa đơn điện tử là khi hóa đơn điện tử hết thời hạn lưu trữ, khi đó ta không thể truy cập thông tin của hóa đơn nữa. 

Thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành nhưng chưa dùng

Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử

Việc hủy hóa đơn điện tử đã phát hành nhưng chưa sử dụng tuân thủ theo Khoản 2 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC:
“2. Các trường hợp hủy hóa đơn
a) Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
b) Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
c) Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
d) Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.”
Như vậy, doanh nghiệp cần hủy hóa đơn điện tử khi đã thực hiện phát hành hóa đơn nhưng không tiếp tục sử dụng hoặc khi cơ quan thuế thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng.

Thủ tục hủy hóa đơn điện tử chưa sử dụng

 
Khi hủy hóa đơn điện tử chưa sử dụng, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục hủy hóa đơn điện tử theo Khoản 3 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC như sau :
“ 3. Hủy hóa đơn của tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh
a) Tổ chức, cá nhân, hộ kinh doanh cá thể phải lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.
b) Tổ chức kinh doanh phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức.
Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi hủy hóa đơn.
c) Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
d) Hồ sơ hủy hóa đơn gồm:
- Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);
- Biên bản hủy hóa đơn;
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).
Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.”

• Tin tức liên quan: Mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm

Từ thông tin trên, phương pháp hủy hóa đơn điện tử chưa sử dụng gồm các bước như sau:

• Bước 1: Doanh nghiệp lập Hội đồng hủy hóa đơn
• Bước 2: Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
• Bước 3: Các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn điện tử ký vào biên bản hủy hóa đơn nhằm đảm bảo trách nhiệm trước pháp luật về việc hủy hóa đơn.
• Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn
• Bước 5: Hoàn tất và lưu hồ sơ hủy hóa đơn điện tử, đồng thời gửi thông báo hủy hóa đơn đến cơ quan thuế.

Qua bài viết, ACF – Kết nối dịch vụ kế toán toàn quốc mong rằng các bạn hiểu rõ hơn về trường hợp hủy hóa đơn điện tử đã phát hành nhưng chưa sử dụng và có thể áp dụng vào tình huống thực tế của doanh nghiệp.